shelidonAugust 25, 2024Leave a Comment

È possibile portare avanti con successo un debriefing in un’ora e mezza sull’attività di una stagione intera? In birreria, per di più, radunando dieci persone di età, background e caratteri profondamente diversi. Certo che è possibile e l’abbiamo fatto alla fine della scorsa stagione insieme al gruppo dei Rams Milano che si occupa della comunicazione, nel nostro locale preferito a due passi dal campo ovvero l’Impronta Birraia di Novegro.

Obiettivo principale: fare il punto sull’attività della stagione e sui progressi fatti dal punto di vista della comunicazione rivolta all’esterno
Obiettivo secondario: raccogliere feedback puntuali sulle attività svolte e raccogliere proposte di miglioramento o di integrazione per la stagione che sta per cominciare

Come? Con una briciola di design thinking

Il Design Thinking è un approccio all’innovazione e alla risoluzione di problemi complessi, che mette al centro il pensiero creativo e l’empatia. È un processo iterativo e collaborativo che combina il pensiero progettuale con metodologie di problem-solving, utilizzato per sviluppare soluzioni innovative in vari campi, come la progettazione di prodotti, servizi, esperienze e processi.

Per chi lavora in Agile, l’attività prende il nome di retrospettiva e consiste in un workshop strutturato, generalmente guidato da un facilitatore, durante il quale i pensieri vengono stimolati tramite l’utilizzo di un framework che li categorizza e mette in relazione.

Gli elementi principali di una retrospettiva sono:

1. riflessione sul passato: il team riflette su ciò che è andato bene e ciò che potrebbe essere migliorato;
2. identificazione dei miglioramenti: si discutono idee e soluzioni per migliorare le performance del team o del processo;
3. pianificazione delle azioni: si stabiliscono azioni concrete da implementare nel prossimo ciclo di lavoro.

In genere, una retrospettiva si sviluppa in 5 fasi:

• Inizio: il facilitatore prepara il team per la sessione, creando un ambiente collaborativo e sicuro;
• Raccolta di dati: il team raccoglie i punti di vista su ciò che è successo durante il periodo di lavoro;
• Generazione di approfondimenti: il team cerca di comprendere perché si sono verificati certi eventi o si sono innescate certe dinamiche, e identifica modelli o problemi ricorrenti;
• Decisione delle azioni: il team elabora un piano d’azione concreto per migliorare il modo di lavorare nel prossimo ciclo;
• Chiusura: la retrospettiva si conclude con una riflessione finale sull’incontro stesso e sull’efficacia del processo.

Ma non basta mettere le persone intorno a un tavolo e dire loro “ecco gli argomenti: discutete.” Esistono numerosi framework di retrospettiva: il cosiddetto framework delle “4 L” ad esempio (Liked, Learned, Lacked, Longed For), in cui il team riflette su ciò che è piaciuto (Liked), su ciò che si è imparato (Learned), su cosa è mancato (Lacked), e su cosa avrebbero desiderato avere (Longed For), oppure quello noto come “Mad, Sad, Glad”, in cui il focus è sulle emozioni e si dividono le esperienze tra ciò che ha fatto arrabbiare (Mad), ciò che ha reso tristi (Sad) e ciò che ha reso felici (Glad).

Nel gruppo abbiamo usato una variante del framework Start, Stop, Continue, che potremmo chiamare Start, Stop, Improve.

Start, Stop, Continue

Si tratta di un modello semplice ma potente, che consente al team di riflettere su ciò che sta accadendo o si è verificato durante un ciclo di lavoro che è destinato a ripetersi (come una fase di un processo iterativo o, appunto, una stagione di produzione) e identificare azioni concrete per migliorare il processo.

Questo framework divide la riflessione in tre categorie principali, come potrete intuire:

1. Start (Iniziare a fare)

In questa fase, il team discute delle nuove attività pratiche o dei nuovi comportamenti virtuosi che dovrebbero essere introdotti per migliorare il flusso di lavoro. È un’opportunità per proporre idee innovative e soluzioni che non sono state ancora sperimentate.

Alcuni esempi di domande possono essere:

• Quali nuove pratiche dovremmo iniziare a implementare?
• C’è qualcosa che non abbiamo mai fatto ma che potrebbe aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi più velocemente?
• Ci sono idee, tecnologie o strumenti che non abbiamo ancora provato ma che potrebbero essere utili?

2. Stop (Smettere di fare)

In questa fase, il team individua le attività pratiche o i comportamenti che stanno ostacolando il flusso di lavoro o che non apportano più valore. L’obiettivo è metterle sul tavolo per valutare la possibilità di eliminarle perché risultano inefficaci, o addirittura dannose.

Alcuni esempi di domande possono essere:

• Quali attività stanno rallentando il nostro progresso?
• Ci sono processi che non portano valore aggiunto e che dovremmo abbandonare?
• Quali abitudini o comportamenti non sono utili al team?

3. Continue (Continuare a fare)

In questa fase, il team identifica le attività pratiche o i comportamenti virtuosi che stanno funzionando bene e che dovrebbero essere mantenuti. Si tratta di riconoscere ciò che già porta valore e assicurarsi che venga preservato o potenziato.

Alcuni esempi di domande possono essere:

• Quali pratiche ci stanno aiutando a lavorare meglio e dovremmo continuare a portare avanti?
• Cosa sta funzionando bene e merita di essere preservato?
• Quali processi stanno portando risultati e devono essere mantenuti?

La variante: Start, Stop, Improve

Nonostante il focus del framework sia comunque il miglioramento, abbiamo introdotto questa piccola variante perché volevamo spingere ancora di più sul miglioramento e perché si trattava del primo vero incontro del gruppo. Difficile quindi, per un gruppo informale di volontari che si incontra da così poco, avere dei processi che valga la pena preservare così come sono. Tutto può essere migliorato. Sostituendo “Continue” con “Improve”, spinge il team a non limitarsi semplicemente a mantenere ciò che funziona, ma a esplorare come renderlo ancora più efficace.

Lo shift mentale è implementabile anche in altre circostanze e consente di porre l’accento su:

1. Miglioramento Continuo (uno dei requisiti del lavoro in qualità). Sostituendo “Continue” con “Improve”, questo si mette l’accento sull’idea di non accontentarsi mai dello status quo, anche quando qualcosa funziona bene. L’obiettivo non è solo mantenere ciò che funziona, ma trovare sempre nuove opportunità per perfezionarlo. Questo aiuta il team a rimanere innovativo e a migliorare costantemente le proprie prestazioni.
2. Evitare la stagnazione. A volte, nel contesto di “Continue”, può esserci una tendenza a diventare compiacenti riguardo a pratiche che sembrano funzionare. Tuttavia, queste pratiche potrebbero perdere efficacia nel tempo, o ci potrebbero essere modi migliori per farle. “Improve” incoraggia il team a riesaminare continuamente anche ciò che funziona, per evitare la stagnazione.
3. Ottimizzazione delle risorse. Riflettere su come migliorare le attività esistenti porta a un uso più efficiente delle risorse. Migliorare un processo già in atto può avere un impatto significativo in termini di produttività e qualità, senza richiedere necessariamente l’adozione di qualcosa di completamente nuovo.
4. Adattabilità e Innovazione. La mentalità “Improve” favorisce l’adozione di una cultura di innovazione e adattabilità, necessarie per affrontare ambienti in continua evoluzione. Il team viene incoraggiato a guardare oltre il semplice mantenimento delle pratiche attuali e a cercare attivamente modi per adattarsi e crescere in risposta ai cambiamenti del mercato o delle esigenze interne.
5. Coinvolgimento del team. Chiedere al team di riflettere su come migliorare ciò che già funziona può aumentare il senso di coinvolgimento e proprietà delle pratiche di lavoro. Invece di seguire passivamente pratiche consolidate, i membri del team diventano attori proattivi nel loro perfezionamento.
6. Riduzione delle inefficienze nascoste. Anche quando un processo sembra funzionare, potrebbe avere margini di miglioramento che non sono evidenti a prima vista. Concentrarsi sul miglioramento aiuta a scoprire inefficienze o potenziali problemi nascosti, che altrimenti potrebbero passare inosservati.

Ecco quindi come si sviluppa la terza categoria.

3. Improve (Migliorare ciò che stiamo già facendo)

Invece di limitarsi a “continuare” ciò che funziona, il team è incoraggiato a riflettere su come migliorare ulteriormente quelle pratiche che sono già efficaci, cercando opportunità di ottimizzazione.

Alcuni esempi di domande possono essere:

• Cosa stiamo già facendo bene e come potrebbe essere ulteriormente migliorato?
• Come possiamo rendere i nostri processi ancora più efficienti o meno dispersivi?
• Ci sono aspetti delle nostre pratiche attuali che potrebbero essere perfezionati per aumentare la qualità del nostro output?

Vedremo i risultati nella prossima stagione, che ormai è alle porte.